Comment se fixer des objectifs

Avez-vous déjà eu l’impression de courir après le temps sans jamais vraiment avancer ? Se fixer des priorités est une compétence cruciale qui peut transformer la manière dont vous abordez vos journées. Dans cet article, nous allons explorer des méthodes efficaces pour hiérarchiser les tâches les plus importantes, réduire le stress et maximiser votre productivité, vous permettant ainsi de vivre une vie plus équilibrée et épanouissante.

Pourquoi la priorisation des tâches est importante ?

Face à la multitude de tâches à accomplir lors d’une journée, il est facile de se laisser déborder. Apprendre à se fixer des priorités permet de ne pas oublier ce qui est important et d’être certain d’atteindre les objectifs qu’on s’est fixé.

Etablir les priorités, c’est vous assurer de consacrer du temps aux tâches importantes. Vous pourrez ainsi laisser de côté les tâches sans importance pour vous concentrer sur l’essentiel, même en cas d’imprévus. Vous évitez les distractions, et parvenez plus facilement à mener à bien tous vos projets.

Dans la vie personnelle, se fixer des priorités permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment, ce qui nourrit les valeurs essentielles pour nous. Si vous considérez que c’est important de passer du temps avec vos enfants, vous serez attentifs à le noter dans vos priorités. Accorder du temps à vos projets personnels vous évite aussi de vous sentir submergé par le travail.

Classer les tâches par ordre de priorité

Dans un quotidien où tout semble urgent et important, ce n’est pas facile de se fixer les bonnes priorités. Pour cela, il est nécessaire de prendre du recul et de savoir distinguer ce qui est urgent de ce qui est important.

Vous pouvez avoir un projet très important à gérer, mais ce n’est pas une priorité absolue dans l’immédiat. Et même au sein de ce projet, il y a surement des actions prioritaires par rapport à d’autres. Savoir faire la distinction est primordial. Voici quelques questions à vous poser :

• Si je ne le fais pas maintenant, quel sera l’impact ?
• Dans quel délai je dois avoir terminé pour que ce soit ok ?
• Combien de temps je dois passer sur cette tâche pour la terminer ?
• Si je fais ça maintenant, c’est au détriment de quelle autre tâche que je devrais repousser ?

Ces questions vont vous aider à y voir plus clair. C’est une bonne manière de s’assurer que les tâches importantes le sont et d’identifier les tâches qui n’auront aucun impact. Vous pourrez ainsi laisser vos tâches en fonction de l’effort à y allouer.

Pour les tâches personnelles, le plus important est de prioriser ce qui compte pour vous en ce moment. On peut se sentir perdu quand on veut passer du temps avec sa famille, mais aussi faire du sport, mais aussi voir ses amis. Au lieu de penser priorités, pensez temps donné. Vous pourrez alors décider que la priorité du week-end, c’est votre famille. Mais que le mardi soir, la priorité, c’est votre cours de yoga. Vous voyez l’idée ?

Apprendre à identifier les tâches les plus importantes et les plus urgentes est primordial. Vous devez donc classer vos tâcher en fonction de leur importance et de leur urgence. Vous aurez ainsi une liste avec les tâches les plus pertinentes à prioriser.

Comment avoir une gestion efficace des priorités

C’est facile de se sentir submergé quand on a une longue liste de choses à faire. Prioriser, c’est donner de l’importance à ce qui compte. A chaque début de journée, vous pouvez vous poser cette question : « Qu’est ce qui fera qu’à la fin de ma journée, je me sentirais accompli.e ? ». Quelles sont les trois tâches qui ferons la différence ? Que ce soit au niveau personnel ou personnel, cette question puissante vous permettra de mettre au centre ce qui est vraiment important pour vous, aujourd’hui. Voyons quelques astuces supplémentaires pour mieux gérer ses priorités.

Définir l’importance de chaque tâche

La première chose est de définir l’importance de toutes vos tâches. Classez-les de la plus importante à la moins importante. Pour déterminer les tâches prioritaires, demandez-vous quel est son impact sur votre travail. Si vous avez un doute, demandez à votre supérieur ou à quelqu’un d’extérieur.

Dans la vie personnelle, vous avez aussi des priorités. De la même manière, définissez ce qui est important pour vous. Dans cet exercice, vous pouvez avoir tendance à considérer que beaucoup de choses sont importantes. D’où l’importance de trier les tâches en fonction des valeurs importantes pour vous.

Les tâches urgentes

 

Parmi les tâches importantes que vous avez définies, certaines doivent être accomplies rapidement. Notez en face de chaque tâche le degré d’urgence. Pour cela vous pouvez utiliser un système d’étoiles : 3 étoiles pour très urgent, et 1 étoile pour moins urgent. C’est indispensable pour avoir une bonne gestion du temps dans l’atteinte de vos priorités.

Quand vous aurez fait ça, vous verrez mieux vos priorités selon le degré d’urgence et d’importance. Les tâches doivent être accomplies selon ce degré. On peut avoir l’impression que tout est important, et négliger les urgences. Dans la gestion des priorités au travail, vous devez mettre en premier les urgences. Les tâches moins urgentes peuvent être planifiées.

Pour vos activités personnelles, vous pouvez aussi classer par ordre d’urgence. Par exemple, si ça fait 3 mois que vous souhaitez reprendre le sport et que vous n’y parvenez pas, notez cette activité comme prioritaire, et planifiez votre première séance dans votre agenda.

Mettre une échéance pour toutes les tâches à effectuer

Sans date précise pour vos objectifs, vous pouvez repousser à l’infini. Déterminez à quelle date vous souhaitez avoir terminé. Pour cela, vous devez évaluer les différentes étapes et le temps alloué pour chacune. Le top, c’est aussi de définir l’heure précise à laquelle cette tâche sera achevée. Pour vous concentrer, donnez la priorité à un seul objectif.

Pour vos objectifs personnels, vous avez peut-être envie de mettre en place des routines régulières : faire du sport, jouer avec vos enfants, voir davantage vos amis. Pour vous assurer d’atteindre vos objectifs, fixez-vous une date de démarrage, mais aussi un jour précis dans la semaine ou le mois.

Par exemple, Marie voulait passer plus de temps avec ses copines. Elle a décidé qu’à partir du 8 mars, elle organiserait un diner tous les 2^èmes samedis du mois. Cela lui a permis de le noter dans son agenda et de s’y tenir.

Planifier les tâches importantes

Les tâches importantes et urgentes sont souvent mises en priorité dans votre agenda. Vous allez y consacrer du temps dans l’immédiat, mais vous continuerez à repousser des tâches importantes mais non urgentes. Pour éviter cela, prenez le temps de noter dans votre agenda toutes les tâches importantes pour y consacrer le temps nécessaire. Commencez par les tâches qui demandent un minimum d’efforts.

Parfois, quand on se fixe des priorités personnelles, on pense que ça ne sert à rien de le noter dans son calendrier. Et les jours passent, et les priorités personnelles passent à la trappe, au profit des urgences professionnelles. Ne faites pas cette erreur, notez aussi dans votre agenda vos priorités personnelles. Elles comptent autant (sinon plus) que les impératifs professionnels.

Apprendre à dire non

Julie avait fixé ses priorités de la semaine. Fière d’elle, tout était soigneusement planifié dans son agenda, et son plan d’actions était précisément établi. Elle savait ce qu’elle avait à faire, et le temps alloué pour chaque tâche. Puis Marc déboule dans son bureau pour lui demander de l’aide, Julie ne sait pas dire « non ». Elle aide Marc.

En acceptant d’aider Marc, Julie vient de mettre au second plan ses propres objectifs. Cette difficulté à dire non vient de saboter tous ses plans. Et elle s’en veut, elle n’arrive pas à dire à Marc que ce n’est pas possible, qu’elle a une urgence à traiter.

La difficulté à dire « non » aux autres est un vrai poison qui peut vous empêcher d’atteindre vos objectifs. Si vous avez cette tendance, c’est peut-être dû à une croyance (je dois être tout le temps disponible si je veux être apprécié.e), une peur (on va me rejeter si je n’accepte pas). Apprendre à dire « non » est primordial pour pouvoir vous dire « oui » à vous, à vos priorités et vous donner toutes les chances de les atteindre. Retrouvez des astuces dans cet épisode de podcast : Apprendre à dire non.

Prévoir les imprévus

Vos objectifs sont fixés, ils sont minutieusement planifiés dans votre agenda, et voilà Marc (oui encore lui 😅) qui débarque dans votre bureau avec une urgence. Et vous n’avez pas le choix, il faut la traiter en priorité. Sauf que ce n’était pas prévu dans votre planning millimétré et toutes vos priorités sont reléguées au second plan.

La règle pour éviter ce désagrément, c’est de prévoir des plages horaires pour traiter les imprévus. Au lieu de remplir votre agenda de tâches à effectuer, laisser au moins une heure par jour pour traiter les imprévus de dernière minute. Et s’il n’y en a pas dans votre journée, profitez-en pour souffler, vous détendre un peu. Ce sera bien plus efficace que d’enchainer vos tâches comme une machine.

Quand vous vous fixez des priorités, prévoyez aussi les imprévus liés à vos tâches. Par ex, si vous avez besoin de données pour finaliser un projet, prévoyez un temps supplémentaire pour récolter ces données. Ça vous évitera d’être dans l’urgence en permanence, de vous mettre la pression et de la mettre aux autres. Pour cela, vous pouvez créer une liste distincte avec les étapes pour récolter ces données.

Déterminer un planning selon les priorités

Vos objectifs sont fixés, vous avez identifié ce qui était urgent, ce qui était important mais non urgent, vous savez combien de temps il vous faut y consacrer, il ne reste maintenant plus qu’à planifier tout ça. Et pour cela, vous devez respecter certaines règles :

• Déterminer le temps à allouer pour chaque tâche: par exemple, il vous faut 30 heures de travail pour boucler ce dossier urgent et vous devez le rendre dans 15 jours. Vous devrez y consacrer au minimum 3 heures par jour pendant deux semaines.
• Identifier les étapes pour chaque objectif : si vous ne connaissez pas les étapes, vous risques d’en louper quelques-unes ou d’être obligé d’interrompre des tâches pour finaliser votre objectif. Notez chaque étape, et le temps à y consacrer.
• Prévoir une marge de sécurité : vous avez prévu 2 heures pour récolter les données pour un dossier mais vous y passez plus de 3 heures et c’est la catastrophe. En prévoyant une marge de sécurité, vous évitez cet écueil. Utilisez des outils de gestion du temps pour vous aider.

Planifiez la mise en action est indispensable si vous souhaitez atteindre vos objectifs. Et pour vous objectifs personnels, faites exactement la même chose, au risque de laisser les objectifs pros prendre le dessus sur vos objectifs persos.

Identifier les blocages

Vos objectifs sont fixés et soigneusement planifiés, mais voilà, vous ne parvenez pas à passer à l’action, vous procrastinez. Il y a différentes raisons à cela :

• Le perfectionnisme : vous mettez la barre très haute et souhaitez un résultat parfait. Du coup, la peur de l’échec vous amène à repousser sans arrêt.
• La peur de l’échec : vous avez tellement peur de ne pas y arriver que vous repoussez sans arrêt. En explorant les risques d’échec, vous pourrez en partie les anticiper.
• Un manque de confiance en soi: vous tergiversez sans arrêt : « Et si je me trompe ? », « Et si je fais un mauvais choix ? », « Et si… ». Ce discours en boucle vous empêche d’avancer.
• Un manque de clarté: vous ne savez pas par quoi commencer, vous hésitez entre plusieurs tâches. Dans ce cas, faites un choix au mieux. Et vous ajusterez ensuite.
• Le manque de sens: vous ne comprenez pas pourquoi vous faites cette tâche. Trouvez la motivation devient alors un vrai défi.
• L’ampleur de la tâche: la tâche que vous devez faire est tellement énorme que vous avez l’impression que vous n’aurez jamais terminé. Dans ce cas, découpez-la en petites actions.
• La difficulté: vous voilà devant une tâche complexe, et vous n’êtes pas certain.e d’avoir les compétences. Dans ce cas, demandez de l’aide pourrait vous aider.

Face à la procrastination, vous avez des solutions pour respecter vos priorités quotidiennes. Vous en trouverez dans l’épisode du podcast dédié : Sortir de la procrastination.

Se féliciter pour chaque progrès

Apprenez à vous féliciter à chaque étape de vos objectifs. Face à la surcharge de travail, on a souvent tendance à se focaliser uniquement sur ce qu’il reste à faire au lieu de savourer le travail accompli. Prenez le temps chaque jour de prendre conscience des petites avancées, même les plus minimes. La priorisation de vos tâches vous demandera sans doute des ajustements, des tests. Soyez patient.e avec vous-même.

Se fixer des objectifs, c’est bien, les atteindre, c’est mieux. Mais parfois, on n’y parvient pas. Rappelez-vous que chaque tentative vous rapproche de votre but. Soyez aussi reconnaissant.e d’avoir essayé. Cette fois n’était pas la bonne ? Et alors, vous avez acquis de nombreuses compétences pour votre prochaine tentative.

Alors, quel est votre objectif principal aujourd’hui ? Partagez-le en commentaire.