Comment améliorer la communication au sein d’une équipe

La communication au sein d’une équipe, c’est le fondement pour des relations sereines et une meilleure motivation. On a tous connu des tensions, de conflits et c’est un véritable poison qui peut impacter énormément la qualité de vie au travail. Quand la communication est fluide, chacun peut s’exprimer librement, tout le monde sait ce qu’on attend de lui, l’ambiance est plus détendue.

Mais avec le temps, on peut négliger cet aspect dans la qualité de vie au travail. Et pourtant il est essentiel pour que l’ambiance soit motivante, engageante. Nous verrons les différents types de communication et surtout comment favoriser une stratégie de communication efficace au sein d’une équipe.

Améliorer la communication au sein d’une équipe, les avantages

Une bonne communication, ce n’est pas seulement une bonne ambiance où tout le monde peut partager son opinion ou raconter ses dernières vacances. La communication au sein d’une équipe, c’est augmenter l’engagement, la motivation, réduire les risques de conflits et de tensions.

Communiquer efficacement au travail peut :

• Renforcer l’implication et le sentiment d’appartenance : si je sais pourquoi je fais cette tâche, je la fais plus facilement et plus rapidement. Savoir ce qu’on attend de moi, et mon rôle dans l’entreprise me permet de développer un sentiment d’appartenance, et avoir une meilleure motivation.
• Encourager l’adhésion des équipes : 70% des managers trouvent que la communication interne permet de rester à l’écoute et maintient un lien dans leur équipe ⁽³⁾. Quand chaque employé sait à quoi sert ce projet, ce dossier, il est plus engagé. La communication claire de l’entreprise sur ses valeurs, ses objectifs permet de mieux s’identifier.
• Augmenter la motivation des employés : 85% des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les actualités de l’entreprise ⁽¹⁾. En informant régulièrement les employés des défis, objectifs, avancées, la direction fait preuve de transparence sur les défis. Chacune se sent alors plus motivé.
• Réduire les conflits : une communication fluide et régulière évite de laisser s’installer des non-dits, des tensions, des incompréhensions. Si chacun se sent autorisé à exprimer sincèrement ses doutes, ses besoins, les sources de frustration sont moins nombreuses. Et ça favorise un environnement de travail agréable.
• Fidéliser les employés : 70% des collaborateurs sont plus fidèles à une entreprise si elle communique clairement sur ses objectifs et son organisation ⁽²⁾. Quand chacun connait les objectifs précis et la direction de l’entreprise, il peut s’investir plus consciemment et se sent partie prenante du projet global.

Une bonne communication peut même devenir une valeur forte de l’entreprise. Chaque collaborateur peut alors s’identifier à cette valeur et avoir envie d’y contribuer. A l’inverse, une mauvaise communication détruit les liens et est source de démotivation.

5 types de communication dans une équipe

Il existe plusieurs manières de communiquer au sein d’une équipe. Chaque type de communication peut apporter des informations différentes et peuvent se combiner pour favoriser une communication fluide et ouverte.

Les types de communication au sein d’une équipe :

• La communication verbale : ce type de communication est le plus courant. La communication verbale, c’est la voix qu’on adopte, l’intonation, le choix des mots, des phrases, des expressions. C’est aussi ce qu’on communique à l’écrit.
• La communication non verbale : c’est tout ce qui ne s’exprime pas par des mots mais par des expressions visuelles. Ce sont les gestes, les expressions du visage ou du corps. La communication non verbale peut donner des indications sur l’implication, l’engagement. Elle peut être consciente ou inconsciente.
• La communication visuelle : elle rend le message compréhensible. L’image se mémorise mieux et peut permettre de faire passer un message fort au sein de l’entreprise. L’utilisation de supports visuels améliore la compréhension et permet une meilleure rétention de l’information.
• La communication écrite : à la différence de la communication orale, la communication écrite est plus formelle. Non seulement elle ne communique pas le ton mais reste dans le temps. Elle doit donc être particulièrement soignée pour faire passer le bon message au bon moment.
• L’écoute attentive : cette forme d’écoute doit être exempte de jugement, de projections, d’interprétation. Et ce n’est pas toujours facile : nous avons tous tendance à vouloir mettre notre grain de sel, donner notre avis avant de laisser l’autre s’exprimer complètement. Cette forme d’écoute permet de laisser chacun des membres s’exprimer, sans filtre et avec sincérité.

Toutes ces formes de communication se complètent pour créer une harmonie et optimiser la communication.

Résoudre les conflits rapidement au sein de votre équipe

Les conflits sont inévitables dans une équipe. Sources de tensions et de frustration, il est primordial de les gérer rapidement pour éviter qu’ils ne viennent saboter la cohésion d’équipe.

Les motifs de conflit peuvent être multiples : des opinions divergentes, des personnalités opposées, des conflits de valeurs ou des conflits entre deux personnes. Le plus importants est de les identifier rapidement pour que le problème soit réglé et qu’ils ne viennent pas saboter la communication, voire impacter le reste de l’équipe.

Il est donc important d’identifier rapidement la source d’un conflit. Permettre aux personnes concernées de s’exprimer librement fait partie d’une communication saine au sein de l’entreprise. Chaque membre de l’équipe devrait se sentir libre d’exprimer ses ressentis, opinions sans avoir peur du jugement ou des conséquences. 

Il peut être utile de faire appel à un médiateur si le conflit prend de l’ampleur. Avoir une personne externe à l’entreprise permet d’avoir un regard neutre et impartial qui aide à la discussion.

Pour que chaque partie soit prête à faire des compromis pour résoudre le conflit, il est impératif que chaque partie soit satisfaite de la solution apportée. Cela demande souvent du temps et de la patience, mais c’est indispensable pour maintenir une bonne communication au sein de l’entreprise.

Encourager l’implication

La communication peut encourager l’implication. Pour cela il est indispensable que l’entreprise donne de l’espace pour communiquer. Si seuls le management et la direction communique, c’est une communication descendante qui n’incite pas à s’engager. La communication doit fonctionner dans les deux sens pour installer un climat de confiance.

Voici donc quelques conseils pour favoriser l’implication des équipes dans le quotidien des entreprises, et favoriser une communication interne efficace.

• Créer une relation de confiance et de respect : être à l’écoute (vraiment), respecter sa parole, être encourageant, savoir déléguer et s’adapter.
• Développer le bien-être au travail : favoriser l’équilibre vie pro et perso, un environnement et une ambiance agréable, et des conditions de travail justes.
• Donner du sens au travail : la perte de sens est la première cause de désengagement. Avoir des objectifs clairs et réalistes est indispensable pour ne pas décourager.
• Favoriser le management participatif : impliquer les équipes dans les grandes décisions de l’entreprise favorise l’implication et la communication.

L’implication dans la communication interne augmente l’engagement, et l’engagement favorise la communication. Un cercle vertueux qui répond aux demandes des salariés : donner du sens à leur travail, partager une culture d’entreprise, se sentir écoutés.

Faire preuve de transparence pour une communication efficace

Apprendre à la pause café que l’entreprise organise une restructuration est la meilleure façon de détériorer la communication pour longtemps. Alors, bien sûr, il y a des décisions stratégiques qui doivent rester discrètes avant d’être dévoilées. Lors de changement important au sein de l’entreprise, la communication doit être régulière sur les différentes étapes.

Voyons quelques conseils pour favoriser la transparence :

• Communiquer sur le bon et le moins bon : n’attendez pas que tout aille bien pour donner des informations. S’il y a des crises internes, parlez-en sans dramatiser. S’il y a des défis à relever, partagez-les. En tant qu’employé, partagez aussi vos doutes, vos erreurs. Ce sera plus facile d’ajuster, de rectifier que d’être mis devant le fait accompli.
• Partager et communiquer sur les décisions : il ne s’agit pas seulement d’informer sur les décisions qui sont prises, mais aussi d’expliquer pourquoi. Parfois des choix sont difficiles à faire et difficiles à comprendre. En expliquant pourquoi cette décision plutôt qu’une autre, vous êtes transparent sur les raisons de ces choix.
• Être honnête : la langue de bois ne favorise jamais la communication dans le travail. Il est nécessaire que la direction soit honnête dans sa communication. Et ça devrait être le cas aussi pour les managers. Ils donnent ainsi l’exemple pour que la communication soit basée sur de bons fondements.

Pour installer une bonne communication, il ne doit pas y avoir de sujets tabous. Même si ça peut faire peur au début, la transparence est le meilleur moyen d’installer la confiance. Et quand il y a confiance, chacun se sent libre dans sa communication.

Favoriser les entretiens individuels réguliers

Les entretiens individuels sont l’incontournable rendez-vous annuel entre le manager et son équipe. Ils ont lieu une fois par an, et permettent de faire un point sur les objectifs et les éventuels besoins de formation.

Le problème, c’est qu’ils n’ont lieu qu’une fois par an. Et qu’entre temps, les collaborateurs d’une équipe peuvent rencontrer des problèmes. Et les membres d’une équipe ne se tournent pas forcément vers leur manager pour en parler. Un malaise peut alors s’installer, et faire baisser la motivation et l’engagement.

Les avantages d’un entretien individuel régulier :

• Permettre de connaitre les ressentis et les besoins de vos collaborateurs : ce moment de tête à tête privilégié renforce la relation de confiance. Vous permettez à votre collaborateur de s’exprimer sur ses ressentis et ses besoins.
• Faire avancer le collaborateur : favoriser une écoute et un feedback bienveillant. Faire un point sur vos qualités de manager. Posez des questions : qu’attendez-vous de moi ? Comment puis-je faire mieux ? ça demande de l’audace, mais c’est une marque d’humilité et de désir profond de progresser.
• Définir les actions prioritaires : formations, respect de l’équilibre pro/perso, attentes des salariés. Des entretiens réguliers permettent de prendre la température sur les actions à mener en étant au plus près du terrain.
• Renforcer l’engagement et la motivation : 72% des collaborateurs seraient plus performants avec des feedbacks plus réguliers ⁽⁴⁾. Au lieu d’avoir des indications une fois par an, chaque employé peut avancer progressivement vers une amélioration de ses objectifs.

Pour que ces entretiens soient efficaces, il est important de respecter certaines règles :

• En faire des rendez-vous réguliers,
• Déterminer un calendrier à l’avance,
• S’isoler dans un endroit calme en face à face,
• Avoir une attitude bienveillante,
• Préparer l’entretien au mieux, avec une marge de liberté.

La mise en place de ces entretiens demande un peu de temps et d’agilité. Mais vous n’avez pas besoin de faire de longs entretiens. Parfois 20 minutes suffisent pour que l’échange soit constructif et motivant.

Encourager les retours constructifs

Des retours constructifs sont des échanges honnêtes entre collaborateurs. Ils permettent de recueillir les opinions face à un problème ou une organisation. Pour qu’ils soient constructifs, les échange doivent éviter de blesser, de frustrer ou de démotiver. Mais ils doivent aussi aborder les points à améliorer : habitudes de travail, axes d’amélioration, compétences.

Quand ils sont réguliers, les retours constructifs amènent un engagement, et une motivation plus importante. Ils sont le terreau d’une communication sincère, avec le désir d’avancer dans le même sens. Et ils doivent bien sûr être réguliers pour porter leurs fruits.

Pour favoriser les retours constructifs, il est important de :

• Dialoguer régulièrement : pour que les employés aient envie de s’impliquer dans la résolution de conflits, ils ont besoin de se sentir écoutés régulièrement. C’est un bon moyen d’encourager les feedbacks réguliers et sincères.
• Inviter à co-construire : en demandant à chaque intervenant d’une discussion de donner son avis, on encourage les retours constructifs. C’est ce qui permet de réfléchir ensemble à la meilleure solution. Et ça crée une réelle implication.
• Favoriser de bonnes conditions : les retours constructifs ne peuvent se faire que dans un environnement sécure. Privilégiez les échanges en tête à tête, restez calme et courtois.

Faire des retours constructifs permet d’avoir de bons feedbacks et d’améliorer la communication au sein de l’entreprise.

Initier des sorties et partages entre collègues

Ah les « team building » ! On a tous connu la soirée entre collègues à laquelle on se sent obligé de participer sous peine d’exclusion. Ce n’est pas de ce genre d’événements dont j’aimerai vous parler ici. Parce que ces moments sont de moins en moins bien vécus par les employés.

Par contre, participer à une sortie entre collègues, quand on l’a choisi, favorise la cohésion et la bonne ambiance. Encore faut il que l’intention soit de créer un moment de partage sincère, et pas pour un objectif de performance.

Pas besoin d’organiser des sorties compliquées. Il suffit juste de donner l’opportunité de se retrouver pour un moment convivial. Lorsque j’étais en entreprise, le jeudi soir était la soirée « Pub ». Tous ceux qui le souhaitaient pouvaient se retrouver dans un lieu précis pour boire un verre. Pas d’obligation, pas de contrainte, pas d’objectifs. Juste le plaisir de partager un moment ensemble.

Ces moments de partage peuvent aussi se faire autour d’une passion commune : art contemporain, marche dans la nature, cinéma, spectacles. Ces moments de convivialité amène un sentiment d’appartenance et de cohésion qui favorise la communication entre les collaborateurs.

Déterminer les rôles de chacun

Si personne ne sait qui doit faire la vaisselle à la maison, tout le monde rejette la faute sur l’autre quand les assiettes sales trainent dans l’évier. C’est la même chose en entreprise : quand les rôles de chacun ne sont pas définis, ça crée des tensions inutiles. Il est donc indispensable de clarifier les rôles de chacun pour favoriser la communication.

Voici des pistes pour vous aider à clarifier les rôles au sein de votre entreprise :

• Une raison d’être claire : pour que chaque rôle soit défini dans un ensemble, il est primordial que la raison d’être de l’entreprise soit claire et revendiquée. Tous les objectifs seront ainsi orientés vers la réalisation de cette raison d’être.
• Des rôles listés et validés : chaque rôle doit être listé, avec sa raison d’être. Et pour que ce soit efficace, chacun doit accepter vraiment son rôle. Pour ça, il est nécessaire d’avoir le consentement de chacun. Si une personne est réticente, il faut pouvoir en parler pour ajuster, expliquer. Sans ce consentement, il y a un risque de désengagement.
• Des rôles vivants et évolutifs : rien n’est fixé dans le marbre. Une entreprise vit et évolue, et les rôles vivent et évoluent avec elle. Il est nécessaire de faire un point régulier pour faire évoluer les rôles de chacun, et même la raison d’être de l’entreprise.

Quand chaque personne connait son rôle, l’a validé et le voit comme une étape dans la mission de l’entreprise, la communication est plus fluide. C’est aussi un bon moyen pour augmenter l’engagement et la motivation.

Les outils de communication pour une bonne communication interne

En dehors des outils de communication externe, il est important d’avoir des outils de communication interne. Pour être certain que la communication soit fluide, il est important de se fixer des objectifs pour faire circuler l’information de manière uniforme et contrôlée. Et il existe différents canaux de communication pour y parvenir.

• L’affichage : pour faire circuler les actualités, temps forts, renseignement divers. A positionner dans des endroits accessibles par le plus grand nombre.
• La newsletter interne : pour communiquer de manière plus large sur l’actualité, mais aussi les temps forts, l’arrivée d’un nouveau collaborateur, des interviews de collaborateurs. Soyez inventif.
• Le journal interne : pour donner la parole aux équipes, faire part des nouveaux projets, des événements à venir. C’est une bonne manière de créer des rendez-vous récurrents attendus par les collaborateurs.
• L’intranet : souvent pour les grosses structures car sa mise en place est couteuse. Mais c’est un bon outil pour mettre en commun des données professionnelles ou des documents officiels.
• Le livret d’accueil : un guide de bienvenue pour l’employé qui rejoint l’entreprise. C’est un outil indispensable pour une intégration réussie.
• La boîte à idées : elle permet de faire des suggestions de manière anonyme. Un bon moyen de recueillir les avis, et trouver des solutions à des problématiques internes. La boite à idées prouve aussi que vous prenez en compte l’avis de votre personnel.
• La réunion : permet d’avoir un retour de vive voix et un feedback direct. Elle peut se dérouler en présentiel ou en distanciel et être bien cadré pour être efficace : ordre du jour clair, objectif défini et temps de paroles contrôlée.

Tous ces outils sont à explorer pour une communication interne plus fluide. A vous de choisir ceux qui vous correspondent le mieux et à les tester.

Faire preuve de respect et d’honnêteté au sein de son équipe

Pour assurer le bon fonctionnement d’une équipe, il est primordial de faire preuve de respect et d’honnêteté au sein de celle-ci. La communication d’équipe repose sur ces deux valeurs essentielles, car elles favorisent un climat de confiance et de transparence. En respectant ses collègues, on témoigne de considération pour leurs opinions, leurs idées et leur travail, ce qui contribue à renforcer les liens interpersonnels au sein de l’équipe.

De même, l’honnêteté est indispensable pour maintenir une atmosphère de travail saine et productive. Être honnête dans ses échanges et dans la résolution des problèmes permet d’éviter les malentendus, les conflits et les ressentiments. En agissant avec respect et honnêteté, les membres d’une équipe créent un environnement propice à la collaboration et à la réussite collective. Ils démontrent également leur engagement envers les objectifs communs et leur volonté de contribuer positivement au succès de l’équipe.

Augmenter les compétences en matière de communication

Il est essentiel d’augmenter les compétences en matière de communication pour permettre à chacun de travailler efficacement en équipe. Une communication claire et efficace est la clé du succès dans tout environnement de travail, car elle favorise la collaboration et la compréhension mutuelle entre les membres de l’équipe.

En améliorant leurs compétences en communication, les individus peuvent mieux exprimer leurs idées, écouter activement les autres et résoudre les conflits de manière constructive. Cela permet également de renforcer les liens et la cohésion entre les membres de l’équipe, ce qui favorise un environnement de travail positif et productif. En fin de compte, augmenter les compétences en matière de communication est bénéfique à la fois pour les individus et pour l’ensemble de l’équipe, car cela contribue à améliorer la collaboration, la productivité et la satisfaction au travail.

Définir un ordre du jour précis pour les réunions

Il est essentiel de définir un ordre du jour précis pour les réunions hebdomadaires avec les membres de votre équipe afin d’aider à améliorer votre communication. En établissant un ordre du jour clair et détaillé, vous pouvez garantir que toutes les questions importantes sont abordées et que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Cela permet également de maximiser le temps passé en réunion en se concentrant sur les sujets urgents et pertinents. En fixant des objectifs spécifiques pour chaque réunion, vous pouvez encourager la participation de tous les membres de l’équipe et assurer que les discussions restent pertinentes et productives.

De plus, en ayant un ordre du jour préétabli, vous démontrez à votre équipe que vous respectez leur temps et que vous valorisez leur contribution. En fin de compte, cela contribue à renforcer la cohésion de l’équipe, à améliorer le travail d’équipe et à augmenter la performance globale.

Installer une boîte à idées pour développer la communication

Pour favoriser une communication optimale au sein d’une entreprise, il est important de mettre en place un système qui encourage les employés à partager leurs idées et leurs suggestions. Installer une boîte à idées est une excellente méthode pour favoriser l’amélioration de la communication.

Cette boîte permet à chaque personne de proposer des idées et des solutions pour résoudre les problèmes ou encore pour améliorer les processus au sein de l’organisation. En encourageant la participation de tous les membres de l’équipe, cette boîte à idées peut contribuer à créer un environnement de travail plus collaboratif et ouvert.

De plus, cela permet aux employés de se sentir valorisés et écoutés, ce qui peut avoir un impact positif sur leur motivation et leur engagement. En fin de compte, l’installation d’une boîte à idées peut conduire à des innovations et des améliorations significatives au sein de l’entreprise, favorisant ainsi le développement d’une communication plus efficace et fluide.

Célébrer les victoires et les réussites

Célébrer les victoires et les réussites est essentiel pour renforcer l’esprit d’équipe et motiver chacun à poursuivre ses efforts. Le travail de chacun contribue à la réussite d’un projet, et il est important de reconnaître et célébrer les contributions individuelles dans le succès global.

Lorsque l’équipe est unie et que chacun se sent valorisé, l’ambiance de travail est plus positive, ce qui favorise la collaboration et la créativité. Célébrer les victoires permet également de souligner l’importance du travail en équipe et de renforcer les liens entre les membres. Lorsque le travail de l’équipe est excellent, il est important de fêter les réussites pour maintenir la motivation et l’engagement de chacun. En reconnaissant et célébrant les victoires, l’équipe peut s’inspirer de ses réussites passées pour continuer à avancer avec confiance vers de nouveaux objectifs.

La communication est un facteur de bien-être au travail. Elle favorise la collaboration au sein d’une équipe, améliore l’engagement et la motivation. Une meilleure communication est aussi un atout pour favoriser la rétention des équipes et éviter le turnover important.

Sources :

(1) Étude Trade Press Service – 2018

(2) Sondage Harris Poll – 2014

(3) Étude AFCI

(4) https://hbr.org/2014/01/your-employees-want-the-negative-feedback-you-hate-to-give