Le temps est notre denrée la plus précieuse dans une journée. Savoir gérer son temps au travail est donc primordial au risque de se sentir débordée, inefficace. On a tous connu des journées avec une to-do liste non terminée et la frustration qui va avec. On peut se sentir frustré de ne pas avoir accompli toutes nos tâches, pensé qu’on est nulle, et déprimer au fil des semaines en raison de ce manque de temps.
Apprendre à bien gérer son temps permet d’avoir des journées plus fluides, avec un sentiment d’accomplissement. Et il y a des techniques de gestion du temps pour apprendre à le faire. C’est ce que nous allons voir dans cet article : 10 conseils pour mieux gérer votre temps au travail.
Contenus
Faire le point sur votre temps au travail
On ne peut corriger que ce qu’on connait bien. La première chose à faire pour votre gestion du temps de travail est donc de bien connaitre votre temps de travail. Analyser votre temps de travail vous permet d’organiser votre temps dans la journée de façon judicieuse. Vous aurez une vision d’ensemble de votre organisation, seulement si vous faites un point précis.
La première chose à faire est de lister vos tâches les plus courantes afin de mesurer le temps passé sur chacune d’entre elles. Pour cela, vous pouvez vous servir d’un outil de gestion du temps, comme Toggl. Cet outil vous permet de lister les blocs de temps selon vos tâches, et de mesurer le temps passé sur chacune d’entre elles. Grâce à un rapport détaillé vous aurez une vie complète de la répartition de vos heures de travail selon les différentes tâches. C’est un bon moyen pour ajuster.
Organiser son emploi du temps judicieusement : un planning pour mieux gérer son temps
Sans organisation, vous ne maitrisez rien. Pour organiser au mieux votre temps, vous devez avoir un planning quotidien, et pas seulement une to-do liste. Votre planning vous permet de mesurer le temps consacré à chacune des actions que vous devez mener. En organisant votre planning, vous verrez rapidement ce que vous pouvez faire dans une journée, et les actions que vous devez reporter.
Avoir un planning permet de gérer son temps efficacement : à 9h00, vous savez ce que vous avez à faire, et vous vous y mettez. Ça vous évite de douter sur la prochaine tâche à accomplir : tout est noté. Un planning vous permet aussi de mesurer le temps passé sur une tâche et vous verrez si vous avez sous-estimer le temps à y consacrer. C’est un bon moyen pour avoir une idée précise du temps passé sur une tâche pour ajuster. C’est aussi un bon moyen pour vous fixer des limites de temps pour accomplir une tâche.
Il est primordial de prévoir des temps de pause dans votre planning pour vous permettre de souffler, mais aussi des plages pour gérer les tâches urgentes et les imprévus. Ça vous permet de palier aux imprévus qui peuvent surgir dans une journée de travail. Et ça vous permettra de mieux prioriser les tâches importantes.
Prioriser judicieusement les tâches les plus importantes
Toutes les tâches que vous devez accomplir n’ont pas le même degré d’importance. Et quand on est débordé, on peut avoir l’impression du contraire : tout devient urgent et important. Il est indispensable de prendre du recul pour mesurer le degré d’importance de chacune des tâches de votre journée, voire de votre semaine. C’est un bon moyen aussi pour lutter contre la procrastination.
Pour cela, vous pouvez classer vos tâches selon leur degré d’importance : la plus importante en premier. Pour chacune d’entre elles, demandez-vous : « est-elle plus importante que la suivante ». Vous aurez ainsi une vision d’ensemble claire de vos priorités. Notez aussi le temps dont vous aurez besoin pour chaque tâche peut vous aider à mieux les répartir dans la journée ou la semaine. Vous verrez plus clairement les tâches prioritaires à accomplir. Vous devriez d’ailleurs toujours commencer votre journée par une tâche importante. Ça vous donnera la satisfaction d’avoir accompli quelque chose d’important dans votre journée.
Vous aurez ainsi une vision des tâches similaires, et vous pourrez les regrouper.
Regrouper les tâches similaires
A chaque fois que vous changez de tâches, votre cerveau doit s’adapter. Vous avez besoin d’un temps de concentration avant d’être pleinement efficace. Si vous enchainez des actions qui sont complètement différentes les unes des autres, vous dépensez beaucoup d’énergie. En regroupant les tâches similaires sur un même créneau, vous devenez plus efficace. Organisez vos sessions de travail selon la catégorie des tâches permet une meilleure gestion du temps au travail.
Par exemple, vous pouvez regrouper tout ce qui concerne vos mails : les lire, répondre, classer, transférer à un collègue. En étant focalisé sur cette action, vous évitez de vous disperser, vous devenez plus productif et vous y passez moins de temps. Une règle qui va vous aider énormément : si la réponse prend moins de 2 minutes, rédigez là immédiatement. Ça vous fera gagner un temps précieux : lire le mail, se remettre dans le contexte, rédiger la réponse. Si vous reportez la réponse à ce mail, vous allez faire plusieurs fois la même chose : lire à nouveau le mail, se remettre à nouveau dans le contexte. Donc moins de 2 minutes = réponse immédiate.
Augmenter votre productivité : éviter de faire plusieurs tâches en même temps
A chaque fois que vous changez de types de tâches votre cerveau a besoin de s’adapter. Vous avez alors besoin d’un certain temps pour être au top de votre efficacité. Le travail multitâche vous empêche d’être pleinement efficace. En vous consacrant à 100% à une tâche, votre efficacité est proche de 100%. Dès que vous commencez à vous disperser sur une deuxième tâche, vous n’êtes plus qu’à 80% de votre efficacité. Et pour vous faites de choses à la fois, moins vous êtes efficace.
Lorsque vous planifiez vos temps de travail, regrouper les tâches de même catégorie vous aide à être plus performant. Quand vous gérer votre boite mail, ne faites que ça pendant un temps donné. Quand vous travaillez sur un dossier, ne répondez pas à vos mails, ne répondez pas au téléphone. Soyez concentré pendant toute la durée de la tâche vous permettra de la terminer plus rapidement.
Décompresser régulièrement pour être plus productif
Quand on a du mal à avoir une gestion du temps efficace, on pense que travailler plus va nous aider. On refuse de s’octroyer des pauses : pas le temps ! sauf que notre cerveau ne peut pas rester actif sans arrêt. Il a besoin de faire des pauses. Et c’est la même chose pour notre système nerveux.
Il est donc primordial de prendre du temps pour soi, pour se ressourcer. Travailler en mode non-stop, c’est être toujours en mode guerrier ; on ne peut pas le faire toute la journée. L’idéal est d’avoir des temps de décompression régulier. Pour faire des activités qui nous donnent du plaisir, sans objectif particulier. C’est d’ailleurs la première chose qu’on devrait planifier dans notre agenda : des temps de pause, nos vacances, nos moments de ressourcement.
Et ça implique d’apprendre à dire non à certaines tâches.
Oser dire non pour éviter les pertes de temps
Vous ne pouvez pas tout faire ! Penser que vous devez dire oui à toutes les sollicitations, c’est le meilleur moyen de vous tirer une balle dans le pied. En faisant le point sur votre temps de travail, vous aurez identifié les tâches auxquelles vous pouvez renoncer : pour déléguer, voire supprimer. Et ainsi consacrer votre temps aux actions qui comptent vraiment.
On pense souvent que dire oui à tout donne une image de professionnel qui maîtrise tout, qui sait tout, qui est capable de résoudre tout. Sauf qu’à force d’accepter des tâches multiples, vous vous dispersez, et vous pouvez même bâcler certaines tâches parfois importantes. Votre temps est précieux, dire « non », c’est le préserver. Dire non aux autres, c’est apprendre à vous dire oui, à vous. C’est dégager du temps pour des activités plus importantes, voire des temps de repos. C’est aussi apprendre à se faire respecter.
Prenez le temps de réfléchir avant d’accepter : est-ce que c’est de mon ressort ? Ai-je le temps pour ça ? Est-ce une priorité ?
Organiser son espace de travail
Si c’est le bazar sur votre bureau, c’est souvent aussi le bazar dans votre tête. Vous avez plus de mal à vous concentrer si vous avez dans votre champ de vision une multitude de distractions. Un espace de travail bien organisé vous aide à y voir plus clair, et à gagner du temps. Ça vous évitera de chercher vos documents et d’être distraite par des dossiers pas importants. L’espace dans lequel vous travaillez peut-être une source de distractions ou un espace où vous dépensez votre temps efficacement.
Pour organiser votre espace de travail, ne gardez que l’essentiel : votre téléphone (si vous avez besoin d’être joignable), le dossier en cours, un carnet de notes avec les tâches à accomplir. Supprimez tout ce qui pourrait vous distraire : le dernier magazine, le dossier à traiter la semaine prochaine, des post-it. Plus il y a d’espace libre, moins vous avez de sources de distraction et plus vous pouvez vous concentrer.
Identifier les distractions pour les supprimer
Notre capacité d’attention ne cesse de diminuer. Et plus il y a de distractions, plus on est tentés de laisser ce qu’on est en train de faire. Notre cerveau recherche sans arrêt du plaisir. C’est alors tentant d’aller regarder ses réseaux sociaux plutôt que de travailler sur ce gros dossier. Pour vous donner toutes les chances de rester focus, supprimer les distractions.
- Supprimer les notifications : mails, réseaux sociaux, messageries, etc.
- Ranger votre bureau pour éviter les attractions visuelles (ah le catalogue pour les prochaines vacances, comme il est tentant !)
- Utiliser des outils de concentration comme pomodoro (25 minutes de concentration et 5 minutes de pause)
Pour bien gérer votre temps, vous devez faire en sorte d’être focus. Chercher un dossier pendant 10 minutes vous fait perdre votre temps. Un espace bien rangé et bien organisé vous fera gagner beaucoup de temps. Fini les heures à chercher ce bout de papier avec une note importante.
En supprimant les distractions, vous vous donnez toutes les chances de travailler en restant concentré, et donc de gagner du temps.
Respecter votre rythme
Nous avons tous des rythmes différents : certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres le soir. Connaitre votre rythme vous aidera à avoir une gestion efficace du temps. Vous apprendrez comment mieux gérer votre temps selon votre énergie. Apprenez à repérer les moments où vous êtes plus productive. Et organiser votre travail de façon à respecter ces rythmes.
De mon côté je suis productive le matin. C’est un moment où j’ai les idées claires et je peux travailler sur des dossiers importants, écrire, me concentrer. Je sais donc comment organiser mon travail en respectant mes rythmes. Ça me rend plus productive, et je gagne du temps sur mes tâches. Certains jours, je sais que j’ai moins d’énergie ; j’en profite alors pour faire des tâches moins importantes. Ça me permet d’avancer malgré tout.
Apprendre à déléguer
Vous ne pouvez pas tout faire, et surtout vous ne savez pas tout faire parfaitement. En apprenant à déléguer, vous pouvez vous concentrer sur les tâches que vous maîtriser parfaitement. Bien sur vous savez faire les autres tâches, mais est-ce important que ce soit vous qui rédigiez les comptes rendus de la dernière réunion ?
Le refus de déléguer peut aussi cacher un désir de contrôle : vous voulez tout faire pour tout maitriser. Apprendre à déléguer va vous aider à lâcher ce désir de contrôle, et ça vous aidera à vous détendre. Une de mes clientes l’a compris : elle a accepté de laisser son assistante faire certaines tâches pour se concentrer sur d’autres. Non seulement elle a gagné du temps mais elle a permis à son assistante de se sentir valorisée.
Gérer son temps de travail demande un peu de discipline au début et implique de se poser certaines questions. Mais c’est indispensable pour aborder chaque journée de manière plus sereine.
Améliore votre gestion du temps est une compétence qui s’apprend. Ces dix conseils pour bien gérer votre temps et devenir plus productif sont à mettre en place progressivement.
